احتياطي الطوارئ لديك واحتياطي الطوارئ لديهم ليسا المال نفسه

اسأل ثلاثة أشخاص في برنامج واحد عن الغرض من احتياطي الطوارئ، وستحصل على ثلاث إجابات. ويُعامل ذلك عادة بوصفه تراخيًا. لكنه ليس كذلك. فالمصادر المنشورة تختلف، ويقرّ واحد منها على الأقل بذلك في حاشية.

وظيفة الكلمة في نظامين مختلفين

تنشر US Government Accountability Office دليلًا لتقدير الكلفة وتقييمها، وهو متاح مجانًا ويستخدم في الحكومة الفيدرالية. وتعريفه دقيق، لكنه ليس التعريف الذي يتبادر إلى أذهان معظم الناس.

احتياطي الطوارئ، في ذلك الدليل، أموال يحتفظ بها مكتب البرنامج الحكومي أو جهة أعلى منه لمواجهة المجهولات غير المعلومة الواقعة خارج سيطرة المقاول. ويُضاف إلى التقدير لمواجهة بنود أو ظروف أو أحداث لا يُعرف على وجه اليقين ما إذا كانت ستقع أو ما أثرها، لكن الخبرة تبيّن أن من المرجح أن تؤدي إلى كلف إضافية. وهو متعلق بالتمويل.

أما الاحتياطي الإداري فهو، على العكس، للمجهولات المعلومة المرتبطة بنطاق العقد ويدار على مستوى المقاول. وهو متعلق بالميزانية. فتتضمن قيمة العقد تلك المجهولات المعلومة ضمن خط أساس الميزانية، ويقرر المقاول مقدار ما يحتجزه منها.

ثم يضيف الدليل، في الحاشية نفسها، أنه يقر بأن منشآت أخرى قد تستخدم المصطلحين على نحو مختلف.

وهي تفعل ذلك بالفعل. تصف AACE International، التي يستخدم القطاع نفسه نظامها لتصنيف التقديرات التي يندرج فيها احتياطي الطوارئ، هذا الاحتياطي بأنه يغطي ما تقول الخبرة إنه سيحدث من دون تحديد ماهيته، ويُضبط عادة بحيث يتساوى تقريبًا احتمالا التجاوز والنقصان.

ولا يخطئ أي من التعريفين. فكل منهما يجيب عن سؤال مختلف. لكن المالك الذي يحمل تقرير كلفة يقول «احتياطي الطوارئ»، والمقاول الذي يحتفظ باحتياطي يسميه هو أيضًا احتياطي الطوارئ، قد لا يقصدان الاحتياطي نفسه أصلًا.

خمس سمات مقارنة بين مصطلحين. يغطي احتياطي الطوارئ المجهولات غير المعلومة، ويحتفظ به المالك، ويرتبط بأحداث خارج العقد، وهو متعلق بالتمويل، ويُحدد مقداره بتحليل للمخاطر. أما الاحتياطي الإداري فيغطي المجهولات المعلومة، ويحتفظ به المقاول، ويرتبط بنطاق العقد، وهو متعلق بالميزانية، ويقرر المقاول مقداره. وكثيرًا ما يعكس الاستعمال الشائع الاثنين.

Item	احتياطي الطوارئ	الاحتياطي الإداري
ما الذي يغطيه	المجهولات غير المعلومة	المجهولات المعلومة
من يحتفظ به	المالك	المقاول
بم يرتبط	أحداث خارج العقد	نطاق العقد
تمويل أم ميزانية	متعلق بالتمويل	متعلق بالميزانية
من يحدد المقدار	تحليل للمخاطر	المقاول يقرر

كثيرًا ما يعكس الاستعمال الشائع هذا الترتيب، والإرشادات التي تضعه تقول ذلك بنفسها. والخطر ليس في أيّ من القراءتين، بل في افتراض أنهما مشتركة.

لماذا الارتباك مكلف لا مجرد فوضى في المصطلحات

تترتب ثلاث نتائج على استخدام طرفين كلمة واحدة للدلالة على مالين مختلفين.

لا يستطيع أحد بيان الغطاء الكلي. إذا كان احتياطي المالك واحتياطي المقاول مخصصين لفئتين مختلفتين من المخاطر، فلا يجتمعان في إجمالي يمكن الدفاع عنه، ولا يتداخلان وفق علاقة قاسها أحد. والحماية الفعلية للبرنامج من المفاجآت رقم لا يستطيع شخص واحد إنتاجه.

السحب يعني أشياء مختلفة. المالك الذي يراقب تناقص احتياطيه يراقب فئة من الأحداث. والمقاول الذي يسحب من احتياطيه يستوعب فئة أخرى. وقراءة أحدهما بديلًا عن الآخر تنتج صورة عن صحة البرنامج لا توصف بأنها خاطئة بقدر ما توصف بأنها غير ذات صلة.

لا أحد مسؤول عن الفجوة. المخاطر التي ليست مجهولات غير معلومة خارج سيطرة المقاول، وليست مجهولات معلومة ضمن نطاق العقد، تقع بين التعريفين. وهي غالبًا مخاطر الواجهات بين الحزم، وهي الأرجح تحققًا.

لماذا تكون الواجهات هي مواضع التعرض للمخاطر

، اقرأ: مخاطر البرنامج ليست حاصل جمع مخاطر وظائفهمخاطر البرنامج ليست حاصل جمع مخاطر وظائفه

التراكم الذي ينتج رقمًا لا يستطيع أحد الدفاع عنه

يوجد إخفاق ثان لا يحتاج إلى أي خلاف على المصطلحات.

يُبنى احتياطي الطوارئ في كثير من الأحيان على هيئة طبقات، بدلًا من تحديده مباشرة. يضيف المصمم مخصّصًا. ويضيف مقدر الكلفة احتياطي الطوارئ. ويضيف البرنامج احتياطيًا. ثم يضيف الراعي هامشًا آخر قبل التقديم. كل إضافة تبدو حصيفة بمفردها، ولا يرى أي طرف ما أضافه الآخرون.

وعندئذ لا يتوافق الإجمالي مع أي مستوى ثقة معلن. فهو ليس متحفظًا ولا متفائلًا، بل غير مقاس. وما إن يُعترض عليه حتى لا يستطيع أحد بيان ما الذي يمثله. ولذلك يكون أول ما يُحذف في مراجعة إنفاق، في العادة، هو الجزء الوحيد من التقدير الذي يستند إلى تحليل.

ما الذي ينبغي أن يحدد المقدار

الإرشادات لا لبس فيها. ينبغي استخدام تحليل للمخاطر لتحديد تمويل احتياطي الطوارئ في البرنامج، وينبغي أن يتوافر هذا التمويل في جميع برامج التطوير، إذ ليس من المعقول توقع ألا يواجه البرنامج مشكلات.

والدليل واضح بالقدر نفسه في بيان موضع الخطأ. فكثيرًا ما يخفق المحللون في معالجة المخاطر معالجة كافية، ولا سيما المخاطر الخارجة عن سيطرة مقدر الكلفة أو غير المتوقعة، فينتجون تقديرات نقطية لا تقدم لصناع القرار معلومة عن احتمال نجاحها أو تقدم لهم مستويات ثقة مضللة. ثم يقول بوضوح:

On numerous occasions, GAO has encountered cost estimates with meaningless confidence levels because the analysts did not understand the underlying mathematics or tools.

هذه نتيجة تستحق التوقف عندها. المشكلة ليست غياب مستوى الثقة، بل وجود مستوى ثقة لا يعني شيئًا. وهذا أصعب اكتشافًا وأكثر ضررًا، لأنه يجيب ظاهريًا عن السؤال الذي كان سيُطرح لولا وجوده.

النصف الذي يساء فهمه

يترتب على تحديد احتياطي الطوارئ على نحو صحيح أثر لم تستوعبه معظم جهات الحوكمة.

حين يُضبط احتياطي الطوارئ بحيث يتساوى تقريبًا احتمالا التجاوز والنقصان، يُتوقع تجاوز الرقم الناتج في نحو نصف الحالات. وهذا هو المقصود من تصميم المنهج، وليس عيبًا فيه.

والمنشأة التي تعامل هذا الرقم بوصفه سقفًا، وتعد تجاوزه إخفاقًا يحتاج إلى تفسير، تكون قد أساءت فهم ما طلبته. وبعد بضع دورات ستدرّب مقدّريها على تقديم شيء آخر، وهكذا يُهجَر تدريجيًا منهج سليم فنيًا.

ما الذي تعلنه فئة التقدير فعلًا

، اقرأ: التقدير هو مقياس لمدى جودة تحديد نطاق المشروعالتقدير هو مقياس لمدى جودة تحديد نطاق المشروع

احتياطي الطوارئ الزمني، الذي لا يحتفظ به أحد تقريبًا

المفهوم نفسه موجود في جانب الجدول الزمني، لكنه أقل استخدامًا بكثير.

يدمج تحليل مخاطر الجدول الزمني بيانات المخاطر في محاكاة إحصائية للتنبؤ بمستوى الثقة في تحقيق تاريخ الإكمال، وتحديد احتياطي الطوارئ، أو احتياطي الوقت، اللازم لمستوى ثقة معين، وتحديد المخاطر الأعلى أولوية.

إذن يوجد احتياطي طوارئ زمني، ويُضبط بالطريقة نفسها التي يُضبط بها احتياطي الطوارئ المالي، لكن معظم البرامج لا تملكه. فلديها تاريخ إكمال من دون مستوى ثقة معلن، واحتياطي طوارئ للكلفة محسوب كما لو كانت مخاطر الجدول مشكلة شخص آخر. لكنها ليست كذلك: فالانحرافات في الجدول الزمني تتبعها عادة انحرافات في الكلفة، لأن الاستجابة الإدارية المعتادة للتأخير هي إضافة موارد أو السماح بالعمل الإضافي.

ما الذي يجب أن يتضمنه الجدول الزمني قبل أن يمكن حساب أي من ذلك

، اقرأ: المسار الحرج لا يستطيع أن يُظهر تأخّرًا لم يجدوله أحدالمسار الحرج لا يستطيع أن يُظهر تأخّرًا لم يجدوله أحد

لماذا يكون أول ما يُحذف

وتنص الإرشادات على هذه الظاهرة أيضًا، والملاحظة قابلة للتعميم.

كثيرًا ما تستهدف تخفيضات الميزانية تمويل احتياطي الطوارئ، وفي بعض الحالات لا تسمح السياسة بهذا التمويل أصلًا. ويقول الدليل إن على صناع القرار ومحللي الميزانية فهم أن إلغاءه يحد من قدرة مديري البرامج على الاستجابة لمخاطر البرنامج.

وسبب استهدافه هيكلي، لا ناتج عن الإهمال. فاحتياطي الطوارئ هو البند الوحيد في التقدير الذي لا يحمل اسم مستفيد. لكل بند آخر شخص سيعترض عند حذفه. أما احتياطي الطوارئ فليس له سوى إحصائي، والإحصائي ليس في الغرفة في الغالب.

ما الذي ينبغي فحصه

• اطلب من الطرفين تعريف احتياطي الطوارئ كتابة وبصورة منفصلة قبل المقارنة. فالاختلاف هو النتيجة، ولا يستغرق كشفه إلا عشر دقائق.
• اسأل عما يغطيه الاحتياطي وما يستبعده. فالمبلغ المخصص لنطاق عمل معلوم لم يُسعّر بعد مكانه في التقدير، لا في احتياطي الطوارئ، ووضعه في الأخير يخفي فجوة في نطاق العمل بوصفها مخصّصًا للمخاطر.
• اسأل عن مستوى الثقة الذي يمثله الإجمالي ومن حسبه.
• تتبّع الطبقات. اسأل كل مساهم عما أضافه، وهل كان يرى ما أضافه الآخرون.
• قارن السحب بالتقدم. فاحتياطي الطوارئ الذي يُستهلك أسرع من اكتمال النطاق هو أبكر إنذار مقروء يصدره البرنامج، ويكون مقروءًا قبل تحرك التنبؤ بأشهر.

---

المصادر. US Government Accountability Office، Cost Estimating and Assessment Guide: Best Practices for Developing and Managing Program Costs، GAO-20-195G، مارس 2020، لتعريفي احتياطي الطوارئ والاحتياطي الإداري، ولملاحظة أن منشآت أخرى تستخدم المصطلحين على نحو مختلف، ولمتطلب استخدام تحليل المخاطر لتحديد تمويل احتياطي الطوارئ، ولملاحظة مستويات الثقة التي لا معنى لها، ولأثر إلغاء احتياطي الطوارئ. US Government Accountability Office، GAO Schedule Assessment Guide، GAO-16-89G، ديسمبر 2015، أفضل ممارسة 8، لاحتياطي الطوارئ في الجدول الزمني بوصفه احتياطي وقت يُحدد وفق مستوى ثقة، ولما تذكره مقدمته من أن انحرافات الكلفة تعقب انحرافات الجدول الزمني. AACE International Recommended Practice 56R-08، مراجعة 7 أغسطس 2020، لاحتياطي الطوارئ المحدد بحيث يتساوى تقريبًا احتمالا التجاوز والنقصان، كما يرد في الصفحات النموذجية التي تنشرها AACE.