الكفاءة التي تحتاج إليها ليست في وظيفة إدارة الأصول

تعيّن منشأة رئيسًا لإدارة الأصول. وتوظف فريقًا صغيرًا، ربما أربعة أشخاص وربما ثمانية. وهم أكفاء، ويحمل بعضهم شهادات، وتبدأ الوظيفة في إنتاج المستندات التي يطلبها المعيار.

وفي الأثناء، في الأسبوع نفسه وفي المنشأة نفسها، يختار موظف مشتريات موردًا بأقل سعر مستوف للمتطلبات، ويقبل مهندس تصميم تغييرًا في المواصفة يلغي فتحة وصول، ويحدد محلل مالي عمر إهلاك بالرجوع إلى جدول في إحدى السياسات، ويمدد مخطِّط صيانة المدة بين أعمال الصيانة لتناسب نافذة التوقف، ويقبل مدير مشروع حزمة تسليم لأن البديل نزاع تعاقدي.

لا يعمل واحد من هؤلاء في وظيفة إدارة الأصول. ومع ذلك، اتخذ كل منهم للتو قرارًا في إدارة الأصول، وسيتقاعد معظمهم من دون أن يقال لهم ذلك قط.

هذه هي المشكلة التي تعالجها البنود 7.1 إلى 7.4، ولهذا فإن معاملتها مقدمات إدارية خطأ في التصنيف.

ما الذي يتضمنه بند الدعم

يفتتح البند 7 بأربعة بنود فرعية تبدو عادية: 7.1 الموارد، و7.2 الكفاءة، و7.3 الوعي، و7.4 التواصل. ثم 7.5 المعلومات الموثقة، ثم يأتي بندان غيّرتهما طبعة 2024: البيانات والمعلومات في 7.6، الذي تدرجه ISO/TC 251 بين البنود المنقحة، والمعرفة في 7.7، الذي تدرجه ISO بين البنود الجديدة.

الأربعة الأولى هي التي تعاملها كل عملية تطبيق بوصفها مكاسب سريعة. وهي أيضًا التي رأت ISO أنها تستحق معيارًا مكملًا. يغطي ISO 55012، المنشور في عائلة 2024، إشراك الأشخاص والكفاءة في نظام إدارة الأصول، وترتيب الكلمتين في عنوانه ليس مصادفة. فالإشراك يأتي أولًا.

الكفاءة مشكلة توزيع

القراءة البديهية للبند 7.2 هي أن فريق إدارة الأصول يحتاج إلى كفاءة. وهذه القراءة ليست خاطئة، لكنها بعيدة جدًا عن الكفاية، لأنها تضع المتطلب في المكان الخطأ.

يقرر ISO 55000 صراحة أن إدارة الأصول تشمل المنشأة كلها. وإذا صح ذلك، فالكفاءة التي يطلبها المعيار موزعة بين المالية والمشتريات والهندسة والتشغيل والصيانة، والغالبية الكبيرة ممن يحملونها لا يرفعون تقاريرهم إلى وظيفة إدارة الأصول، ولم يستشاروا عند إنشائها، ولهم أهداف وظيفية خاصة تتعارض أحيانًا مع أهدافها.

لذلك يطرح البند 7.2 سؤالًا أوسع من سؤال ما إذا كان مديرو الأصول مؤهلين. فهو يسأل ما إذا كان موظف المشتريات يعلم أن للترسية على أقل سعر أثرًا يمتد إلى كلفة دورة الحياة الكاملة، وما إذا كان المحلل المالي يعلم أن عمر الإهلاك الذي أدخله صار الرقم الذي سيُقاس أداء المهندس عليه، وما إذا كانت لدى أي منهما وسيلة لمعرفة ذلك.

وظيفة إدارة أصول كفؤة داخل منشأة لم تُبنَ فيها الكفاءة اللازمة هي مجموعة صغيرة من الناس تنتج تحليلًا صحيحًا يصل بعد اتخاذ القرار.

وهذا أيضًا سبب عدم إمكان تحديد الكفاءة قبل تصميم النظام، وسبب وجود هذا البند في موضعه. فلا يمكنك تحديد ما ينبغي أن يكون الناس قادرين على فعله إلا بعدما تعرف ما الذي يطلبه النظام منهم، وهو ما تحسمه معايير القرار والخطة.

من أين تأتي المعايير التي تحدد الأدوار

، اقرأ: يفرض ISO 55001 الآن أن تدوّن كيف تتخذ القراريفرض ISO 55001 الآن أن تدوّن كيف تتخذ القرار

الوعي هو الركيزة الحاملة

يبدو البند 7.3 أكثر متطلبات المعيار قابلية للتجاوز. فالوعي يوحي بحملة ملصقات وصفحة على الشبكة الداخلية وسؤال في المسح السنوي.

لكنه، في تخصص موزع، البند الذي يحدد ما إذا كان كل ما عداه يعمل. تجيب الكفاءة عما إذا كان الشخص يستطيع اتخاذ القرار جيدًا. ويجيب الوعي عما إذا كان يعلم أن القرار قراره.

ونمط الإخفاق محدد وليس جهلًا. فموظف المشتريات ليس غير كفء، بل يحسن أداء عمله وفق الهدف الذي أُسند إليه، وهو الحصول على توريد مستوف للمتطلبات بأفضل سعر ضمن المهلة المحددة للاعتماد. لم يقل له أحد إن الهدف ناقص، ولم يعطه أحد معيارًا يتيح له الدفاع عن الخيار الأعلى كلفة. والوعي بهذا المعنى ليس معلومة، بل إدراك أن قرارًا كان يبدو وظيفيًا محضًا تترتب عليه عواقب لا تقيسها الوظيفة.

ولهذا لا تحقق حملات الوعي التي تشرح ماهية إدارة الأصول إلا القليل، أما الإحاطات التي تبيّن لمجموعة بعينها أيّ قراراتها القائمة يدخل ضمن قرارات الأصول فلها أثر كبير.

الموارد، والجملة التي تقضي على التطبيق

يوجب البند 7.1 على المنشأة تحديد الموارد اللازمة وتوفيرها. وخلف هذا البند تقبع أكثر طرق فشل نظام إدارة الأصول شيوعًا، من دون أن يسجل أحد فشلًا.

والجملة هي: سنفعل ذلك بالموظفين الموجودين.

لا تبدو خاطئة بوضوح لحظة قولها. فالعمل حقيقي لكنه منتشر، ولا تبدو أي زيادة منفردة في عبء العمل عصية على الإدارة، والبديل نقاش بشأن زيادة عدد الموظفين لا يريده أحد في مرحلة التأسيس. فيُبنى النظام بوصفه مهمة إضافية لأشخاص مثقلين أصلًا بمهام كاملة. وينتج المستندات، لكنه لا ينتج أعمال المستوى الثاني، وهي كل العمل المهم: التحقق من البيانات، وتقييم الخيارات، والفحص النقدي للمقترحات، والمحادثات مع المالية.

والتشخيص بسيط بما يكفي للتطبيق. اسأل عما دفع نظام إدارة الأصول أي شخص إلى التوقف عن فعله. فالنظام الذي وُفرت موارده بتحميل العمل على الموظفين الحاليين أضاف مهام ولم يلغ شيئًا، والمهام التي أزاحها دون إعلان هي الاختيارية، أي التحليل في معظم المنشآت.

التواصل والسجل بوصفه أداة ترجمة

يطلب البند 7.4 من المنشأة تحديد ما ستبلغه، ومتى، وإلى من، وكيف.

وفي سياق الأصول، فإن أداة التواصل الأكثر أثرًا في المنشأة هي سجل الأصول، وهو الأداة التي تصف من خلالها وظيفتا المالية والهندسة الأشياء المادية نفسها لبعضهما.

وحين تستخدم الوظيفتان هياكل مختلفة، وتقسيمًا مختلفًا للمكونات، ومعرّفات مختلفة، فهما لا تسيئان التواصل، بل لا تملكان مفردات مشتركة أصلًا. وكل تبادل بينهما يتطلب ترجمة يدوية يجريها الشخص الذي يفهم النظامين. وهذا الشخص غالبًا واحد، وهو نقطة فشل وحيدة لم يسجلها أحد بهذه الصفة.

ما الذي يحدث حين لا تتطابق الرؤيتان

، اقرأ: منح التحول إلى الاستحقاق ثلاث سنوات، لكنه لم يمنح أحدًا سجلًامنح التحول إلى الاستحقاق ثلاث سنوات، لكنه لم يمنح أحدًا سجلًا

لماذا يكون الأثر أشد عند الانتقال

وضعت هذه البنود هنا، عند التسليم، لا في التشغيل، لأن الغياب يصبح عندها مكلفًا لا نظريًا.

فالمنشأة التي تنتقل من تنفيذ الأصول إلى امتلاكها أمضت سنوات في بناء تشكيلة من الكفاءات لا تناسب المهمة المقبلة، وبنتها عمدًا وعلى نحو جيد. فالمنشآت المنفذة تبنى للشراء والتعاقد وضبط الكلفة والإنهاء. وهذه مهارات صعبة، وحاملوها جيدون فيها. ولا يكاد أي منها يتضمن تشغيل شيء لمدة 30 عامًا.

وعند الانتقال تحتاج المنشأة إلى تقييم الحالة، وهندسة الاعتمادية، واستراتيجية الصيانة، وحوكمة بيانات الأصول، واقتصاديات دورة الحياة الكاملة. لكنها تملك المشتريات والعقود وضبط المشاريع وإدارة التشييد. والفجوة تخصص مختلف، لا فجوة تدريب تسدّها دورة تدريبية.

ثم يحدث أمران متوقعان. تُشغَل الوظيفة داخليًا بمن هو متاح، أي من خلفيات التنفيذ، فينتج من ذلك فريق يفهم الأصول، لكن لم يسبق لأفراده تشغيل أصل واحد. وتصل منشآت المنطقة كلها إلى هذه النقطة في غضون سنوات قليلة من بعضها، فتتنافس على العدد الصغير نفسه ممن مارس ذلك فعلًا من قبل.

والصيغة القابلة للفحص هي ما إذا كانت الأدوار التشغيلية مشغولة بأشخاص، لا محددة على الورق فحسب. فالمخطط التنظيمي ليس جاهزية، والفرق ظاهر في نحو عشر دقائق.

تبين صفحة إطار هذه المرحلة الاختبار كاملًا، وتغطي مرحلة التنفيذ السؤال الأضيق: هل يفهم الأشخاص الذين يفحصون برنامجًا ما الذي ينظرون إليه؟

السؤال نفسه مطروح على المراجعين

، اقرأ: الاستعانة بمهندس تفي بالمعيار، أما التسليم بحكمه فلاالاستعانة بمهندس تفي بالمعيار، أما التسليم بحكمه فلا

---

المصادر. ISO 55001:2024، Asset management, Asset management system, Requirements، الطبعة الثانية، يوليو 2024، من إعداد ISO/TC 251، ISO standard 83054، لبنية البند 7. وISO 55000:2024، ISO standard 83053، لمبادئ إدارة الأصول وتأطيرها على مستوى المنشأة كلها. وISO 55012، إشراك الأشخاص والكفاءة، المنشور في عائلة 2024، والذي تحدده ISO 55001 إرشادًا إضافيًا لهذا الجزء من النظام. وISO/TS 55010، لمواءمة الوظائف المالية وغير المالية. أما نصوص هذه المعايير فوُصفت هنا ولم تُنسخ.