سجل الأصول

لا يحتفظ المشروع بسجل للأصول بالمعنى الذي سيحتاجه مالك الأصل لاحقًا. وإنما يحتفظ بسجل للتكاليف، وسجل للوثائق، وقبيل نهاية المشروع بجدول للمعدات يُعدّ لأغراض التسليم.

وهذا الجدول هو في الواقع المصدر الذي تنشأ منه معظم سجلات الأصول لاحقًا، وهو ما يحدّد جودتها تحديدًا دائمًا. إذ يُعدّ عادةً تحت ضغط الموعد النهائي، وبواسطة أشخاص يستعدون لمغادرة المشروع، وبالاعتماد على سجلات المشتريات بدلًا من التحقق مما رُكِّب فعليًّا. كما أنه لا يوجد نص تعاقدي يفرض أن يتضمن هذا الجدول البيانات والخصائص التي سيحتاج إليها أيٌّ من سجلي الأصول النهائيين.

يوجد السجل الفني، أو سجل الصيانة، لكي يمكن التعامل مع الأصول وتشغيلها وصيانتها فعليًّا. ووحدته الأساسية هي العنصر القابل للصيانة، وتشمل خصائصه الموقع، ودرجة الحرجية، والحالة الفنية، وسجل أعمال الصيانة، وخطة الأعمال المستحقة.

ومعياره في النهاية تشغيلي: هل يستطيع الفني الوصول إلى الأصل الصحيح، وتحديده، وتنفيذ التعليمات الصحيحة بشأنه؟ فإذا كان السجل يتضمن قيمة صحيحة للأصل، لكنه لا يحدد موقعه، فإنه يفشل هذا الاختبار بالكامل.

يوجد سجل الأصول الثابتة المالي لكي تُنتَج الحسابات. ووحدته الأساسية هي الأصل المعترَف به أو المكوّن المُهلَك على حدة، وتشمل خصائصه التكلفة أو القيمة، والعمر الإنتاجي، ومجمَّع الإهلاك، والقيمة الدفترية.

ولا تفرض الفقرة 8 من IPSAS 45 وحدة قياس محددة لأغراض الاعتراف بالأصل، كما تسمح بتجميع البنود التي لا يكون كلٌّ منها ذا أهمية جوهرية. ولذلك يكون هذا السجل، عن قصد، أقل تفصيلًا من السجل الفني في بعض المواضع، ولا يُعدّ ذلك قصورًا أو خللًا بحد ذاته.

يحتاج التشغيل إلى السجلَّين معًا، ولا يُعطى في العادة أيًّا منهما في حالة صالحة للاستعمال. فأسئلته تعبر بينهما: ما الذي يتعطّل، وكم كلّف، وكم يساوي، وهل حان إحلاله.

وحيث لا يمكن التوفيق بين السجلّين، يكون المشغّل هو من يكتشف ذلك، وغالبًا وهو يُعدّ حالة إحلال عليها أن تذكر الحالة الفنية والقيمة الدفترية للشيء المادي نفسه.